في السنوات الأخيرة، قادت التكنولوجيا الشركات إلى نقل المستندات والعمليات إلى التنسيقات الإلكترونية لتوفير إمكانية وصول أكبر وضمان أمن المعلومات. كيف؟ من خلال تنفيذ الأرشفة الرقمية. هل تعلم ما هي وما هي مزايا استخدام الأرشفة الرقمية؟ اكتشف الآن في هذا المنشور.
ما هي الأرشفة الرقمية؟
يمكن تفسير الأرشفة الرقمية كبديل للأرشيف الورقي، وتتمثل وظيفتها الرئيسية في تخزين وحفظ المستندات التي تم إنشاؤها بتنسيق رقمي. تتمثل الاحتياجات الرئيسية التي يغطيها الأرشيف الرقمي في بناء وتوفير مساحة واحدة للتشاور وتخزين جميع أنواع المعلومات الرقمية، أي البيانات والوثائق والصور والفيديو التي تسهل تصنيف البيانات.
يمكن أن يساعد ذلك في تجنب ازدواجية المعلومات، التي يتمثل هدفها الرئيسي في المنظمات في توفير الوقت والمال من خلال وجود بديل مبتكر لنشر الوثائق.
مميزات الأرشفة الرقمية
يمثل استخدام المحفوظات الرقمية عدة مزايا نبرز من بينها:
- تجانس تخزين الوثائق والأرشفة
يمكن أن يتيح لك استخدام أرشيف واحد للعديد من حالات الاستخدام العثور على المعلومات بسهولة وسرعة أكبر بدلاً من البحث في عدة مصادر. يمكن استخدام حل مناسب لجميع حالات الاستخدام هذه:
- التحقق من صحة التوقيعات الرقمية والحفاظ عليها
- أرشفة البيانات والوثائق من أنظمة تم إيقاف تشغيلها.
- نقل المعلومات من التخزين السحابي المكلف (مثل Salesforce أو SharePoint Online) إلى التخزين الأرخص.
- الأرشفة لتوحيد النظام وتحديثه
- أرشيف مراسلات العملاء (على سبيل المثال لـ Mifid II)
- أرشفة إلكترونية مؤهلة لنظام eIDAS
- يمكن أن يتيح لك استخدام أرشيف واحد لعدة حالات استخدام العثور على المعلومات بسهولة وسرعة أكبر.
- زيادة الكفاءة في العمليات التجارية
سيوفر تصنيف جميع المستندات الضرورية وتنظيمها في نظام مركزي واحد ساعات من البحث عن الملفات. يتيح توفير الأرشيف الرقمي ربط جميع أقسام الشركة وتحقيق التآزر بينها من خلال الوصول إلى جميع المعلومات المطلوبة لإجراء المفاوضات والمشتريات وقوائم الجرد والعقود والفواتير، من بين مهام أخرى.
- زيادة العائد على الاستثمار
هذا هو الحال ستشهد شركتك تأثيرات إيجابية على عائد الاستثمار، لأنه بفضل استخدام الأرشفة الرقمية ستتمكن من تقليل التكاليف وزيادة جودة إدارة المعلومات في عملك.
- تخزين آمن للوثائق
الأرشيف الرقمي هو أداة موجودة في نظام معتمد: وبالتالي، يصبح خيارًا يزيل ويمنع احتمال فقدان المعلومات ونشر المستندات القانونية والحصرية للمؤسسة. يسمح استخدام الأرشيف الرقمي بإنشاء تسلسل هرمي للنفاذ عن طريق التراخيص والقيود الخاصة بالقراءة والتعديلات وفقًا لملف تعريف كل مستخدم؛ وهي بدورها تساعد على الامتثال للوائح، حيث أن استخدامها يعني الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات.
أيضًا، يقلل هذا الحل من مخاطر سرقة المعلومات بسبب جميع عوامل تصفية الأمان التي يجب أن تمنع أي تلاعب مادي أو رقمي للمستندات التي يديرها.
- توفير المساحة والوقت المادي
يؤدي التخلص من المستندات المادية إلى إنشاء مساحات خالية: يمكن للأرفف الضخمة في المستودع الخاص بك المليئة بخزائن الملفات أن تنتقل إلى تنسيق رقمي وتكون في متناول اليد ببضع نقرات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
في الوقت نفسه، سيقلل عملك بشكل كبير من استهلاك الورق اليومي، مما يؤدي أيضًا إلى توفير المساحة لكل متر مربع من خلال عدم استخدام المزيد من المستندات المادية أو الرفوف. وبالمثل، هذا يعني أنك لست بحاجة إلى المزيد من الطابعات ومستلزمات المكاتب المختلفة التي تتطلب عادة الصيانة.
يسمح استخدام الأرشيف الرقمي بتصور المستندات بغض النظر عن الموقع أو المسافة بين المستخدم والخادم، مما يفسح المجال للتخلص من نفقات الطرود أو البريد السريع في عملك. لذلك، ستكون شركتك أكثر استدامة، وسيكون من الممكن وضعها في وضع أفضل من خلال استراتيجيات وحملات العلاقات العامة: المسؤولية الاجتماعية للشركات هي بالتأكيد ميزة تنافسية مهمة للغاية في سوق اليوم.
- القضاء على المخاطر
يمكن أن تحتفظ الأرشفة الرقمية بالنسخ حتى من المواقع المادية المختلفة وتزيل مخاطر الكوارث أو الحوادث مثل الحرائق والزلازل. كيف؟ يمكن تخزين جميع المعلومات في عدة مواقع مادية. من المهم ألا تخزن فقط السجلات الحيوية للشركة (أي الملفات التي تساعد الشركة على البقاء في حالة وقوع كارثة ولكن تفكر فقط في عقود العملاء ووثائق التأمين الخاصة بك) على الخوادم الداخلية. وبالمثل، فإن تجنب ضياع المستندات الذي قد يؤدي إلى مشاكل قانونية هو أحد المخاطر التي يجب مراعاتها لتنفيذ هذا الحل.
---------------------------------------------------------------------
المراجع:
- Electronic archiving: advantages and disadvantages
- The key advantages of digital preservation and archiving
اترك تعليقا اذا كان لديك اي أستفسار ..